Hospital Base Valdivia implementa nuevo sistema de manejo de Fichas Clínicas

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Desde el año 2015 la Dirección del Hospital Base Valdivia está trabajado en una serie de mejoras

orientadas a una reingeniería de los procesos realizados en la Unidad de Archivo, para de esta

forma dar solución definitiva a la custodia, manejo y trazabilidad de estos documentos.

“Desde el año 2015 comenzamos un proceso de mejoramiento de la Unidad de Archivo y del

manejo y seguimiento de las Fichas Clínicas, y esto se ha concretado el 2016 con una nueva

estructura organizacional de la Unidad, con la incorporación de turnos de trabajo de 24 horas, la

generación de nuevas Unidades de Archivo, además de la implementación de un mecanismo de

limpieza de Archivo Central, trabajo que no se había realizado hace más de 15 años en el

Hospital”, aseguró el Director del Hospital Base Valdivia, Dr. Luis Vera Benavides.

Se espera que en un plazo de 70 a 90 días, el HBV cuente con un sistema informático renovado

para permitir un mayor y mejor control y seguimiento de la Historia Clínica de nuestros pacientes,

lo que posteriormente, sumado a la incorporación de un sistema de Código de Barra, permitirán

una mejora importante en la disponibilidad y seguridad de las Fichas Clínicas.

El proceso ha sido contemplado en dos etapas de trabajo, siendo la primera una etapa

concentrada en la profesionalización de la Jefatura de la Unidad de Archivo, la readecuación de

nuevos espacios y la incorporación de recurso humano para el reordenamiento de las Fichas

Clínicas y la eliminación de Fichas pasivas. Se espera que la segunda etapa del proceso contemple

la reimpresión de carátulas de Fichas Clínicas en un material de mejor calidad, para facilitar el

orden de estas, de forma paralela al trabajo de implementación de un Software de Seguimiento

que a través de Códigos de Barra permitirá mantener el manejo y trazabilidad de las Fichas y de los

exámenes realizados en el recinto asistencial.

Recordemos que el Hospital Base Valdivia atiende a la población beneficiaria de Salud Pública de la

Región de Los Ríos y es Centro de Referencia para toda la zona sur del país en las especialidades de

Oncología, Hematología y Trasplante Renal. En sus instalaciones almacena alrededor de 640 mil

Fichas Clínicas de las cuales más de 140 mil son fichas pasivas para eliminación, es decir, que

poseen más de 15 años sin ser utilizadas. El Jefe del Subdepartamento de Acceso y Continuidad de

la Atención de HBV, Rodrigo Báez, asegura que “ya van más de 10 mil Fichas pasivas eliminadas de

acuerdo a la Ley N°20.584 y al Decreto Supremo N°41 del Ministerio de salud que establecen un

plazo mínimo de almacenamiento –desde la última fecha de atención- de 15 años, lo que permitirá

un ordenamiento y redistribución del espacio físico donde se almacenan las Historias Clínicas”.

Así mismo, el Director del Hospital afirmó que “como Hospital continuaremos protegiendo y

optimizando el uso confidencial y restringido de las Fichas Clínicas, por lo que esperamos que

estas mejoras no sólo nos permitan cumplir con los estándares de acreditación sino también

mejorar la calidad de la atención de salud de nuestras y nuestros usuarios”.

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